Ein Unternehmen zu haben oder ein Neues zu gründen, ist eine spannende Herausforderung. Neben dem Mut benötigt es auch einiges an Wissen, Kapital und auch entsprechende Software, um ein Unternehmen erfolgreich zu führen. Vor allem Software kann die Arbeit erleichtern, Prozesse beschleunigen und der gesamten Unternehmensoptimierung und deren Leistungen beitragen. Dieser Beitrag zeigt, auf welche Software Unternehmen nicht verzichten sollten.
Inhaltsverzeichnis
Software für die Datensicherheit
Das Thema Datensicherheit spielt eine immer größer werdende Rolle, vor allem bei Unternehmen, die sensible Daten ihrer Kunden speichern. Je nach Unternehmensgröße sollten Unternehmer daher frühzeitig daran denken, in ihrer IT-Infrastruktur Systeme wie Firewalls, Virenscanner, Ccleaner und Backuplösungen einzusetzen. Auch das Schulen der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten kann dazu beitragen, die Datensicherheit im Unternehmen zu erhöhen, denn eins ist klar, Hackerangriffe wird es auch in Zukunft noch geben und Daten werden ein immer wichtiger werdendes Gut.
Die Kosten im Blick behalten
In jedem Unternehmen spielen die Kosten in der Regel eine wichtige Rolle. Software sollte vor allem in der Gründungsphase nicht teuer sein. Oft benötigen Unternehmen spezielle Software für ihre Branche, bei denen es preislich sicher deutliche Unterschiede geben wird. Neben dieser Software nutzen viele Unternehmen aber auch die klassische Software wie Büroanwendungen, E-Mail-Programme, Buchhaltungssoftware, Rechnungsprogramm und oft eine Software für Geschäftsprozesse. In der Regel sind diese Systeme heutzutage nicht mehr teuer und können meist in günstigen Abonnements erworben werden.
Oft lohnen sich Komplettlösungen
Nicht immer müssen Softwareprodukte einzeln gekauft werden. Für die Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung und Buchhaltung gibt es inzwischen auch Komplettlösungen, die den gesamten Prozess abbilden und alles für den Steuerberater vorbereiten können. Oft kann damit auch die Warenwirtschaft und Lohnabrechnung umgesetzt werden. Würde man alle Bausteine in Einzellösungen erwerben, dann kann das ganz schön ins Geld gehen. Anbieter, die solche Komplettsysteme anbieten, sind beispielsweise Datev, Lexware, Sage und WISO.
Software für das Projektmanagement
Unternehmen, die schnell wachsen oder größere Unternehmen benötigen neben den klassischen Softwareprodukten irgendwann auch eine Projektmanagementsoftware, um den Überblick zu behalten und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Besonders webbasierte Projektmanagementsoftware inklusive mobilen Apps ist dabei sehr beliebt. Dort kann man meist sogenannte Boards erstellen und mit anderen Teilnehmern Termine, Aufgaben, Checklisten und Anhänge verwalten.
Software für die Kundenverwaltung
Die Zeit, in der man Kunden alphabetisch sortiert, in einer Excel Tabelle verwaltet hat, sind längst vorbei. Heutzutage werden dafür CRM = Customer Relationship Management Systeme eingesetzt. Neben den reinen Kundendaten sind dort vor allem auch die Gesprächsnotizen, aktuelle Projekte, E-Mail-Verkehr und Dokumente zentral beim jeweiligen Kunden abgelegt. Das CRM-System hilft beim Management der Kundenbeziehung, was zwangsläufig zu zufriedenen Kunden und bessern Umsätzen verhelfen kann.
Fazit zur Unternehmenssoftware
Welche Software ein Unternehmen benötigt, hängt von der Branche und der Unternehmensgröße ab. Fakt ist allerdings, dass es ohne Software kaum funktionieren wird. Für gewisse Tätigkeiten wie Buchhaltung, Rechnungsstellung, Kundenverwaltung und den E-Mail-Verkehr sind zweifellos Softwareprodukte notwendig. Software kann allerdings auch helfen Kosten zu sparen, zum Beispiel durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware, welche die Steuerberatungs- und Buchhaltungskosten senken kann.
Wachsende und größere Unternehmen werden zudem auf Systeme wie ein CRM oder Projektmanagementsoftware angewiesen sein. Spätestens wenn sie zum Mittelstand gehören, werden solche System schon fast zu einem Muss in jedem Unternehmen.